Tata Cara Pembuatan dan Penggunaan Email

Sebelum menggunakan fasilitas e-mail yang ada, kita wajib untuk menjadi salah satu anggota pada penyedia jasa e-mail. Carilah dan identifikasilah situssitus yang menyediakan layanan e-mail secara gratis. Setelah Anda menjadi anggota, Anda akan mendapat sebuah mailbox yang berguna untuk mengirim, menerima, dan membaca e-mail yang dikirimkan kepada Anda melalui alamat yang Anda buat dan disetujui saat Anda melakukan proses registrasi awal.

1. Registrasi pada Webmail

Salah satu syarat mutlak untuk dapat berkomunikasi melalui e-mail adalah Anda harus memiliki e-mail sendiri. Hal termudah untuk mendapatkan e-mail adalah masuk pada salah satu ISP pemilik jasa e-mail gratis, misalnya www. yahoo.com adalah salah satu situs web penyedia jasa e-mail gratis.

Untuk dapat masuk Anda harus mendaftar menjadi salah satu anggota ISP tersebut. Proses pendaftaran ini disebut dengan registrasi. Registrasi merupakan tahapan awal untuk dapat menggunakan fasilitas yang ada pada webmail. Adapun langkah untuk melakukan registrasi adalah sebagai berikut.

Aktifkan browser, misalnya Internet Explorer, lalu ketik alamat website sesuai keinginan Anda, misalnya www.yahoo.com (dalam contoh ini ditampilkan registrasi e-mail Yahoo versi Indonesia)
Klik link Daftar pada bagian Yahoo mail. Lihat tampilan berikut.

Tampilan Yahoo.com

Setelah klik link masuk, akan muncul tampilan registrasi dan Anda siap untuk mengisi Form seperti berikut.

Tampilan Registrasi pada Yahoo mail

Keterangan: User ID (ID), diisi dengan identitas pribadi, misal nama Etty maka diisi dengan Etty. Password (sandi), diisi dengan kode rahasia sesuai keinginan pemilik user, misalnya tanggal lahir atau inisial yang lain.

Setelah diisi semua, klik tombol Buat akun saya.
Apabila daftar identitas Anda diterima, maka Anda akan mendapat account dari yahoo mail ini dan dengan pesan/surat masuk yang isinya ucapan selamat bahwa user telah berhasil memiliki e-mail.

Tampilan ucapan selamat dari mailserver

2. Membuka E-mail (Sign in)

Setelah selesai proses registrasi, maka Anda melihat e-mail yang masuk untuk dibaca dan dibalas. Langkah berikutnya adalah Anda harus sign in terlebih dahulu pada kotak surat Anda. Langkah yang digunakan untuk sign in (membuka e-mail) sebagai berikut.

Aktifkan browser Internet Explorer. Pada baris address, ketikkan http://www.yahoo.com. Tunggu hingga muncul halaman website yahoo. com.
Tuliskan user ID dan password (sandi) sesuai pada saat registrasi.
Klik tombol Masuk (Sign in) untuk menampilkan Inbox Anda.

Tampilan setelah klik tombol masuk (Sign in)

3. Mengirim E-mail

Sebelum Anda mengirim e-mail, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan khususnya dalam etika mengirim (surel atau e-mail). Etika dalam surel sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surel yang isinya formal dan ada yang informal. Berikut beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan ketika menulis e-mail secara formal.

Jangan mengirim surel dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surel penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surel juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surel yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
Jangan mengirim lanjut (forward) surel tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. c. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan Anda berteriak.

Uraian berikut akan menjelaskan kepada Anda tentang langkah-langkah mengirim e-mail dengan layanan Yahoo Mail. Pelajarilah dengan baik.

a. Mengirim E-mail Standar

E-mail standar adalah e-mail yang hanya berisi teks biasa tanpa adanya file lain untuk tambahan yang diikutsertakan. Langkah untuk mengirim e-mail standar adalah sebagai berikut.

Pastikan bahwa Anda telah masuk (bahasa dalam e-mail international adalah Sign in).
Klik tombol Tulis Surat di sisi kiri tampilan surat (Yahoo Mail).
Tunggu beberapa saat hingga muncul kotak dialog untuk menulis surat.

Kotak dialog untuk menulis e-mail

Kepada (To), diisi dengan alamat e-mail tujuan, misalnya eko_ shyta@yahoo.co.id
CC/Copy Carbon, diisi alamat e-mail dari orang yang ingin dituju
Topik (subject), diisi dengan maksud tema surat yang akan dikirim; misalnya pemberitahuan.

Body Text, yaitu area di mana Anda dapat menulis isi surat.
Apabila sudah selesai menulis isi surat, klik tombol kirim untuk melakukan proses pengiriman e-mail.

Petunjuk status kirim

b. Mengirim File Attachment (Lampiran file)

Pengiriman e-mail dengan File Attachment artinya bahwa pengiriman email yang disertai dengan dokumen lain sebagai lampirannya, keberadaan file attachment ini sangat membantu dan menghemat waktu dalam menulis email sehingga tidak perlu mengetik ulang file yang akan dikirimkan. Misalnya Anda akan mengirimkan file-file lain seperti gambar, tabel, pengolahan angka, dan sebagainya. Langkah yang digunakan untuk mengirim e-mail dengan menyertakan file dokumen atau file sisipan adalah sebagai berikut.

Pastikan file dokumen yang akan dikirimkan telah siap dan tersimpan dalam disk.
Pastikan Anda telah Sign in dan klik Compose (Tulis).
Klik tombol Attach File (Lampirkan File), hingga muncul tampilan berikut.

Tampilan halaman attachment file

Tentukan nama file yang akan dikirim atau klik tombol Browse untuk mencari file.

Kotak dialog Choose file untuk menentukan file yang akan dikirim

Klik salah satu file yang akan dikirimkan, kemudian klik Open.
Setelah file yang dimaksud masuk ke dalam e-mail, kemudian klik tombol Attach untuk mengirimkan file dokumen tersebut sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Klik tombol Kirim (Send) untuk melakukan proses pengiriman e-mail tersebut, kemudian di layar akan terlihat keterangan Compose Mail: Confirmation yang berfungsi untuk informasi bahwa surat tersebut telah dikirim pada alamat tujuan.

Location: Indonesia